Qu'est ce que le FM ?

Qu'est-ce que le facilities Management ?

Outils permettant de mieux connaître

son patrimoine immobilier

pour mieux le gérer

Par Ing. Luc Morren,

Concept né il y a quelques années dans les pays anglo-saxons, le Facilities Management (FM) pénètre rapidement en Europe Occidentale. L'étude des processus liés à la gestion du patrimoine immobilier fait apparaître de plus en plus la multiplicité grandissante des acteurs participants à cette gestion, mais aussi la nécessaire communication des données/informations entre ces derniers. De plus, elle révèle l'amplification des contraintes qui y sont associées : coûts des espaces de travail de plus en plus élevés, technicité des installations utilisées de plus en plus poussée, déménagements de personnels ou de mobilier de plus en plus fréquents...

QUELQUES PRECISIONS PRELIMINAIRES

SUR LE CONCEPT FM ET SES PRINCIPAUX

OBJECTIFS VISES

Sommairement, le concept Facilities Management peut être défini de la manière suivante : " fournir à tous les niveaux de l'entreprise et aux intervenants concernés, et cela à tout moment, les données/informations qui leur sont nécessaires pour gérer le patrimoine immobilier de celle-ci d'une manière optimale et rentable, mais aussi planifiée et prévisionnelle". Le Facilities Management vise donc à mettre en œuvre une stratégie de gestion patrimoniale dont les axes essentiels sont la qualité des prestations, la maîtrise des coûts, la planification et l'efficacité d'intervention des services techniques.

	La qualité des prestations est la gestion efficace de l'entretien, des réparations et du nettoyage, la coordination des déménagements et des aménagements du personnel, des équipements et du mobilier. Bref, le but est donc d'assurer un service efficace et de qualité, indispensable pour la continuité de l'activité professionnelle de l'entreprise
	Par la maîtrise des coûts, on entend optimiser l'occupation des locaux, l'usage du mobilier ou de l'équipement s'y trouvant. En clair, par ce système, on accroît le rendement des biens mobiliers et immobiliers de l'entreprise
	La planification est la gestion de l'utilisation efficace du patrimoine, l'anticipation de l'impact des évolutions de l'entreprise. Elle permet donc de mieux maîtriser l'actuel afin de mieux planifier l'avenir
	Enfin, l'efficacité de l'exploitation est de suivre " pas à pas " les multiples événements de la vie du patrimoine immobilier, d'assurer efficacement la maintenance quotidienne ou la réparation de ses installations et des équipements utilisés. I1 est évident qu'une entreprise efficace doit être capable de disposer rapidement, et à tout moment, de l'ensemble des informations les plus récentes et les plus correctes

LE COUPLE CADWIN-ORACLE, POUR MIEUX

REPONDRE AUX ATTENTES FM DES GESTIONNAIRES

Les réorganisations fréquentes, les contraintes budgétaires, les exigences d'efficacité des entreprises publiques et privées font évoluer de plus en plus les objectifs assignés aux gestionnaires du patrimoine. Dans le passé, leurs activités étaient essentiellement la maintenance des immeubles et leur tenue en état.

Aujourd'hui, les préoccupations des entreprises sont le prix du mètre carré bâti, le taux d'occupation des espaces, les coûts d'exploitation et les charges diverses. Mais elles doivent aussi penser à l'éventualité d'une transformation, d'un agrandissement, d'un déménagement afin de pouvoir répondre rapidement à l'évolution et à la poursuite de leurs objectifs.

Il n'y a pas de gestion sans " mesure " et d'objectifs sans " ratios ". Le seul suivi comptable des opérations patrimoniales ne peut donc plus suffire. En effet, les décideurs demandent de plus en plus à leurs gestionnaires concernés des indicateurs de performance (coûts d'exploitation ou de fonctionnement rapportés aux surfaces disponibles, aux places de travail effectivement occupées, à l'équipement réellement utilisé, etc.) dont ils ont souvent besoin pour évaluer, et cela en toute connaissance et très rapidement, la bonne marche de leurs entreprises.

La voie choisie par le couple CADWIN-ORACLE, solution FM alliant la puissance d'une base de données relationnelle à la souplesse d'une interface graphique conviviale, rencontre toutes les préoccupations actuelles des entreprises afin d'y répondre au mieux.

En effet, il est indéniable que l'utilisation de l'information traditionnelle, et plus précisément celle des banques de données permettant de recenser et traiter l'information, a amélioré considérablement les conditions de travail des gestionnaires. Néanmoins, ces derniers se sont aperçus très rapidement qu'il leur manquait un élément capital : la localisation graphique précise de cette information.

L'apport de la composante graphique CADWIN (un outil logiciel de CAO 2D/3D) était nécessaire pour combler ce manquement. En effet, à l'aide de cet outil, le gestionnaire de patrimoine peut repérer les locaux, les personnes, les services, les réseaux, le mobilier ou les équipements dans un modèle graphique 2D/3D du bâtiment ainsi représenté en combinant éventuellement des plans vectorisés et/ou scannés.

La conséquence immédiate de ce système est donc la tenue à jour permanente de ces plans, la cohérence de l'information qui leur est associée et surtout l'amélioration évidente de la communication entre les différents acteurs concernés par la gestion patrimoniale. La clef de voûte du système CADWIN FM est dès lors le concept " objet " intégré, c'est-à-dire l'association de l'ensemble des informations liées à un élément géré, autrement dit, les informations techniques et administratives, les attributs de localisation et représentation graphique, les informations documentaires (photographies, notices techniques...).

Grâce à CADWIN FM, toute modification apportée sur une entité graphique renseignée dans sa base de données implique ainsi la mise à jour automatique de l'ensemble des informations qui y sont associées et recensées dans la base de données centralisée de l'entreprise. C'est pour cette raison qu'on assimile ce système à un Data Warehouse Graphique servant de trait d'union entre les documents techniques et les informations/données alphanumériques de cette dernière.

Le couple CADWIN-ORACLE apporte donc au gestionnaire la possibilité de tenir à jour l'ensemble des informations alphanumériques et graphiques liées aux bâtiments gérés. Ainsi, il peut non seulement suivre " pas à pas " et entretenir efficacement ces derniers. Mais aussi, et surtout, il peut les gérer en fonction de l'évolution des objectifs visés par l'entreprise.

Enfin, à ses interrogations faut-il transformer, agrandir ou déménager, et cela à la suite de changement d'organisation, de personnels, d'équipements... le système CADWIN FM leur donne une réponse concrète en temps réel. Mieux ! Ce système peut également simuler toute variant e d'occupation et/ou d'exploitation de son patrimoine projetée afin de déterminer celle qui lui offre le meilleur rapport qualité-prix recherché.

LA DIMENSION PLURIDISCIPLINAIRE

DE L'APPROCHE CADWIN FM

Bâti autour d'une base de données " orientée objet " garantissant l'unicité des informations graphiques et alphanumériques, le système CADWIN FM est conçu pour être utilisé par tous les acteurs chargés de la gestion et l'exploitation immobilière. Mais le système a aussi été conçu pour améliorer leurs méthodes de travail ainsi que leur productivité intrinsèque.

Ainsi chaque catégorie d'intervenants disposera des fonctions directement utiles à son travail, bénéficiera de l'accès et l'utilisation des plans techniques dont elle a besoin (et cela, sans devoir se muer en spécialiste de CAO/DAO). Enfin, grâce à ces intervenants, la base de données du système sera enrichie. C'est, en effet, à partir de cette dernière que l'entreprise pourra établir les tableaux de bord de sa stratégie patrimoniale.

L'un des atouts fondamentaux du système CADWIN FM est par conséquent la connaissance par chaque intervenant des informations/modifications apportées par les autres acteurs. Ainsi, chaque spécialiste trouvera l'information qui lui est utile (indicateurs, ratios, inventaires, relevés...) et introduira directement les données qu'il traite (plans d'implantation, la tenue des inventaires, l'allocation des espaces, la localisation des équipements/personnes...).

Les fonctions graphiques dans CADWIN FM s'imposent, mais elles ne constituent pas pour autant une contrainte pour les gestionnaires. L'objectif de base de ce système est finalement la gestion des bâtiments et de l'équipement installé, dont les documents/informations techniques associés sont organisés et tenus à jour car ils sont les outils essentiels pour l'exécution efficace de cette mission.

Cette approche pluridisciplinaire offre de toute évidence de nombreux applicatifs destinés aux différents acteurs impliqués dans la gestion patrimoniale de l'entreprise et ouvre par conséquent de nouvelles perspectives pour leurs métiers respectifs. Par exemple,

	la gestion des surfaces et des équipements /réseaux techniques
	la planification des maintenances et la répartition des coûts d'exploitation
	l'établissement des estimations et l'automatisation des inventaires
	la simulation des réorganisations et l'organisation des travaux de déménagement/aménagement
	l'anticipation des évolutions et l'amélioration des interventions d'entretien/maintenance des divers réseaux/équipements techniques
	etc

A LA DECOUVERTE DES ASPECTS,

OUTILS ET FONCTIONNALITES LES PLUS SIGNIFICATIFS

Il est évident que de mettre en place un système de Facilities Management ne se fait pas en un jour. Comme dans tout projet d'envergure, faisant appel à un grand nombre d'intervenants, un schéma directeur doit être établi par l'entreprise concernée. Ce schéma doit prendre en compte les objectifs fixés par son management, et ce dans l'ordre de ses priorités.

Le succès de la démarche ainsi définie dépendra naturellement des caractéristiques du système FM sélectionné : la qualité de ses applicatifs, les aspects d'ouverture et d'interactivité du système, les outils graphiques, de gestion, de communication... dont ce dernier dispose ainsi que leurs performances respectives.

Dans cet ordre d'idées, définissons maintenant très brièvement les aspects, outils et fonctionnalités les plus significatifs du système CADWIN FM.

	Un système puissant et convivial - L'interface-utilisateur, basée sur des standards graphiques reconnus par l'industrie informatique, reste la même quelle que soit la plate-forme matérielle ou le système d'exploitation utilisés par ce dernier (Windows XX, UNIX, VMS...)
	Une structure homogène - Ce système dispose d'une structure " orientée objet " topologique intégrée dans une base de données relationnelle ORACLE. En dehors de la mise à disposition de plus de 20 types d'entités 2D/3D graphiques (filaire, surfaciques, NURBS...), cette structure permet également la création, la modification, l'élimination, la sauvegarde et le chargement de ces entités. Enfin, à chacune de ces entités sont associés des attributs de visualisation paramétrables ainsi que des annotations alphanumériques
	Des outils de traitement et représentation graphiques - Le système dispose d'outils de CAO/DAO qui lui permettent de concevoir, modifier ou récupérer des documents techniques conçus en 3D-filaire ou surfacique. Le modeleur CADWIN 2D/3D intègre plus de 250 fonctionnalités dont celle nécessaire pour l'exécution de " rendus " réalistes en 3D
	Les fonctions de gestion des projets d'implantation - Le document technique étant le support central et indispensable à la communication entre les différents intervenants dans un projet, le système offre à ces derniers de nombreuses fonctions interactives et visuelles, telles que la gestion des plans et des données alphanumériques associées, la gestion des modifications apportées, l'échange de plans conçus à l'aide de systèmes de CAO/DAO différents (via DXF, IGES, DWG), etc.
	Un langage de requêtes graphiques - Le langage des requêtes utilisé par le système est basé sur SQL. Grâce à son générateur interactif, des tables relationnelles associées à des classes d'objets graphiques peuvent être générées et intégrées dans la production de plans thématiques, de statistiques, etc.
	Un outil de gestion d'événements - Cet outil permet d'associer interactivement à n'importe quel type d'entité le déclenchement d'un programme, d'une image vidéo, d'une requête, etc.
	Des fonctions de réseau - Le système prend toute sa valeur en mode Client/Serveur dont les fonctionnalités en réseau sont, entre autres la gestion des groupes d'utilisateurs, la consultation, la diffusion, l'impression, la protection d'accès, la création, etc.

Pour terminer, signalons que le système CADWIN FM est un générateur d'applications " sur mesure " pour ses utilisateurs. En effet, tout type de Modèle Conceptuel de Données (MCD) peut être créé afin de répondre aux besoins/demandes spécifiques de ces derniers.

Ainsi, à chaque objet (graphique et/ou raster) l'on peut associer des informations de nature très diverse telle que caractère, entier, réel, display (vecteur et/ou Bitmap), etc.

QUELQUES LIGNES POUR CONCLURE...

En cette fin de siècle, nous retrouvons de nouveau le besoin d'une information unique, centralisée et accessible par tout le monde. Le but n'est pas de revenir à l'époque du mainframe et de ses terminaux, mais bien d'utiliser les outils bureautiques d'aujourd'hui afin de visualiser, de mettre en page et de générer les rapports de gestion propres à chaque entité de l'entreprise.